Cerimonial e assessoria de festa: vale a pena?

Na maioria das festas com cerimônia, cortejo e vários fornecedores, vale, pelo menos no formato mais simples: o cerimonial do dia. O motivo é prático. Num casamento ou numa festa de 15 anos, alguém precisa conferir se os doces chegaram na quantidade certa, avisar a banda na hora do parabéns, organizar a entrada dos padrinhos e ligar para o fornecedor que não apareceu. Se não for um profissional, vai ser você, ou aquela prima que também queria dançar.

A pergunta que sobra é qual formato contratar. Existem três degraus, e cada empresa dá um nome diferente para eles ("plano bronze", "assessoria básica", "só a recepção"). Por isso, compare o que está escrito na proposta, e não o nome do pacote.

Os três formatos

A completa monta a festa com você. Indica fornecedores dentro do seu orçamento, compara propostas, vai às degustações e cuida do cronograma de meses. A parcial é um meio-termo: você faz as buscas e decide, e ela orienta, revisa e indica. Muitas vezes isso acontece por mensagem e reuniões online. O cerimonial do dia recebe a festa já contratada e faz ela andar.

Os preços de "a partir de" que aparecem por aí, de R$ 500 a R$ 1.300, em geral são de pacotes menores, só da cerimônia ou só da recepção, ou de equipe pequena. Pergunte o que entra.

O que a equipe faz no dia

É a parte que pouca gente enxerga, porque, quando dá certo, ninguém percebe. Um bom cerimonial:

• chega horas antes e acompanha a montagem. Há equipes que chegam de quatro horas e meia a cinco horas antes da cerimônia, para dar tempo de cobrar o que estiver errado;
• confere o que chegou: doces, bebidas, mesas e cadeiras, número de garçons, decoração. E faz a mesma conta na saída, para que sobras e itens seus voltem com você;
• monta o horário de cada fornecedor, porque equipes que nunca trabalharam juntas vão dividir o mesmo espaço;
• passa à portaria a lista de quem trabalha e combina a refeição dessa equipe com o buffet. Essa refeição, aliás, costuma ser cobrada de quem contrata;
• organiza o cortejo, com o telefone e o horário de cada padrinho, pai e criança que vai entrar;
• puxa os momentos da festa: entrada do casal, fotos com a família, abertura da pista, parabéns, buquê, lembrancinhas. Com alguém cuidando disso, momentos como as fotos com a família andam bem mais rápido;
• recebe os presentes, anota quem deu e guarda;
• resolve o imprevisto sem te contar. A entregadora do bolo que não atende, o som que sumiu na semana da festa. Quem tem experiência costuma ter um fornecedor de reserva na manga.

Quando vale a pena

• Festa com cerimônia e cortejo, como casamento, bodas e 15 anos. É onde mais coisa acontece em sequência.
• Muitos convidados e muitos fornecedores diferentes: buffet, decoração, som, foto, doces, bolo, cada um chegando num horário.
• Festa em outra cidade, ou quando você mora longe. Aqui a completa costuma ser a resposta, porque alguém precisa ir às visitas por você.
• Pouco tempo livre para reuniões e degustações. A completa ou a parcial poupam esse tempo.
• Você quer curtir a própria festa. Sem cerimonial, as decisões do dia caem no seu colo.

Quando não vale (ou basta o mínimo)

• Encontro pequeno, sem cortejo, como um jantar para 20 pessoas. Um bom buffet resolve.
• Festa com pacote fechado numa casa de festas. Em geral, a casa já tem quem conduza o roteiro. O que vale é conferir no contrato quem faz o quê.
• Você gosta de organizar e tem tempo. Nesse caso, a completa pode até atrapalhar: tem casal que se sente fora das próprias escolhas. Faça tudo e contrate só o dia.

Quantas pessoas na equipe

Não existe regra fixa. Há equipes que trabalham com três pessoas no dia como mínimo, e a conta vem das funções: uma fica com o casal ou o aniversariante, outra com os fornecedores e a montagem, outra com a recepção e o cortejo. Acima de 100 convidados, costuma-se somar de um a três assistentes ao cerimonialista. Cerimônia num lugar e festa em outro também pede mais gente.

Se o orçamento diz "equipe" sem número, pergunte quantas pessoas vão estar lá e em que horário cada uma chega.

Erros comuns

• Deixar para o fim. Quem fecha a assessoria depois da data e do local perde ajuda bem na escolha mais cara. Tem gente que só descobre que o mês escolhido é o mais disputado quando já pagou o sinal.
• Chamar um parente para coordenar. Ele é convidado, vai cansar, quer comer e dançar. E não conhece os fornecedores.
• Contratar o "só do dia" que só aparece no dia. Sem ler os contratos e sem falar com os fornecedores antes, a equipe não tem como cobrar o que foi combinado. É uma crítica comum de quem trabalha com isso.
• Não passar os pedidos especiais. A música da entrada, a foto com os avós, a fumaça na dança. O que não estiver anotado não acontece.
• Escolher só pelo preço, ou só pela fama. A mais indicada pode ser a mais cara. E assessor bom é o que respeita o seu orçamento, não o que faz você sonhar com o dobro.

Vale lembrar: não existe registro profissional obrigatório para cerimonialista no Brasil. O que conta é a experiência, o contrato e a referência de quem já contratou.

Antes de fechar, pergunte

1. O que está escrito no pacote, item por item: reuniões, visitas, confirmação de presença, mapa de mesas.
2. Quantas pessoas trabalham no dia e a que horas chegam ao local.
3. Se a equipe lê os contratos dos seus fornecedores e faz uma reunião final com todos, no local. Resposta boa: sim, e com visita técnica. Resposta que acende a luz amarela: "a gente se vira no dia".
4. Quando o trabalho começa, no caso do cerimonial do dia. Um mês antes é o mínimo razoável.
5. Como funciona a conferência de doces, bebidas e itens seus, na chegada e na saída.
6. Se a refeição da equipe entra na conta do buffet, e quantas pessoas são.
7. Quanto custa a hora extra se a festa passar do horário.
8. Quantas festas ela faz no mesmo dia, ou no mesmo fim de semana.
9. CNPJ, contrato e dois ou três clientes recentes com quem você possa falar.

Nosso conselho: se a dúvida é se cabe no orçamento, corte em outro lugar antes de cortar o cerimonial. Uma mesa de doces a menos quase ninguém nota. Já um cortejo sem ordem e um fornecedor sumido na hora do parabéns, todo mundo vê. E feche com antecedência, porque as datas mais procuradas acabam cedo.

Equipe linkfestas